Fast 86 % aller Gebietsplanungen basieren auf PLZ-Gebieten! Woher kommt die Beliebtheit der feinräumigen Postleitzahlen als Planungsgrundlage?
Die meisten nutzen die 5-stelligen PLZ als Grundlage, obwohl bei Mannschaften mit weniger als 10 Gebieten eigentlich die Postleitbereiche oder Postleitregionen ausreichen würden. Allerdings: Der Vorteil der PLZ 5-Karte liegt darin, dass anschließend eine vollständige PLZ 5-Liste für jeden Mitarbeiter oder die Telefonzentrale zur Weitervermittlung vorliegt. Weiterer Vorteil: Alle Adressen enthalten bereits eine PLZ 5-Angabe und lassen sich so direkt, eindeutig und feinräumig in digitale Landkarten einlesen. Die PLZ 5 sind also die Maßeinheit bei der Gebietsplanung!

Was sind die wichtigsten Planungskriterien?
Ganz allgemein zeigt das Ergebnis folgendes grobes Bild: Die Gebietsgröße wird von der Anzahl der Mitarbeiter bestimmt; je mehr Mitarbeiter im Außendienst tätig sind, desto kleiner sind die entsprechenden Gebiete. Allerdings kann man die Größe der Gebiete nicht als erstes Planungskriterium in der Gebietsplanung berücksichtigen, da sonst das Potenzial und die Arbeitslast zu unfair verteilt wären. Es bleiben also flächenmäßig immer größere Gebiete in den neuen Bundesländern oder ländlich geprägten Verkaufsregionen im Westen (z.B. hessisches Hügelland) für einige Mitarbeiter zu bearbeiten. Dagegen steuert man dann mit einer unterschiedlichen Auslastung der Mitarbeiter: Mithilfe des Planungskriteriums einer Kundendichte (Kunden pro km2) kann ein Schwellenwert zur etwas höheren oder niedrigeren Kontaktzahl pro Tag der einzelnen Außendienstmitarbeiter festgelegt werden.

Und die wichtigsten Restriktionen?
Wohnorte der Mitarbeiter - die müssen berücksichtigt werden. "Zwangsrelokalisierungen" oder arbeitgebergesteuerte Planung eines zweiten Lebensmittelpunktes gibt es in den wenigsten Fällen. Aber die Wohnorte der Mitarbeiter sind so gut wie nie optimal verteilt. Das Resultat: Auch die Gebiete werden nur suboptimal geplant! Auch bestehender Gebietsschutz ist ein Riesenthema. Hier muss der Planer extrem gut vorbereitet sein, um Einwilligung für Umverteilungen auszuhandeln.
 
Gibt es Trends bei der Planung?
Generell gibt es zwei Typen von Gebietsplanungen: Bei der ersten Variante gibt es nur geringfügige Änderungen, die Anzahl der Gebiete wird um wenige verringert oder erweitert, aber im Großen und Ganzen ist die Vorgabe: "Alles soll so bleiben wie es ist.", d.h. es gibt keine grundlegenden Umstrukturierungen, sondern eben eine Gebietsoptimierung.

Die zweite Variante ist eine komplette Neuplanung von Gebieten mit drastischen Änderungen: Etwa durch die Zusammenlegung zweier Vertriebsschienen wird die Außendienststruktur komplett umgekrempelt. Oder nach der Fusion von zwei Unternehmen wird eine Mannschaft praktisch "freigestellt". Mit RegioGraph bewertet der Planungsbeauftragte dann zuverlässig, welche Personen wo in die neue Struktur "passen". Natürlich werden dabei persönliche Faktoren wie die bisherigen Leistungen eines Außendienstlers berücksichtigt.

"Gebietsreform" heißt nicht nur, die Anzahl der Gebiete zu verändern. Auch eine regelmäßige Überprüfung und Korrektur der bestehenden Gebiete wird praktiziert. Wir moderieren immer öfter Workshops, auf denen geprüft wird, welcher Reformbedarf genau besteht.

Drastische Maßnahmen werden ja nicht immer gut angenommen. Aber was sind die Hauptgründe des Scheiterns einer Neuplanung?
Angst vor Veränderung und mangelnde Absprachen unter allen Beteiligten! Einige Beispiele: In einer Firma wurden die Key-Account-Kunden in eine separate Premium-Vertriebsschiene ausgegliedert. Die bisherigen Mitarbeiter verloren ihre Umsatzbringer, waren unzufrieden und kündigten reihenweise. Also wurde die Gebietsreform nach einem Jahr wieder rückgängig gemacht und die Key-Account-Linie wieder mit dem normalen Kundenservice zusammengelegt.

Ein anderes Beispiel: Eine in sich stimmige  Gebietsplanung in einer deutschen Tochter-GmbH erhielt im finalen Schritt keine Akzeptanz des Mutterkonzerns im Ausland. Also wurde die Planung nie umgesetzt. Der Mutterkonzern scheute vor allem die Zusatzkosten bei der geplanten Aufstockung der Gebiete - das hätte man vorher klären und mit RegioGraph-Analysen und -Szenarien argumentativ stützen müssen. Eine rechtzeitige Absprache unter allen Beteiligten und moderierende Tätigkeiten eines externen, neutralen Beraters sind essentiell für die erfolgreiche Umsetzung einer Planung. Davon abgesehen kann sich natürlich in dynamischen Märkten schnell so viel ändern, dass schon kurz nach einer Neuplanung gleich wieder Feinjustierungen nötig sind. Dabei ist eine Planungssoftware wie RegioGraph einfach unersetzlich!

Jetzt downloaden: Kostenloses E-Book "Praxiswissen Gebietsplanung"

Das Fachbuch gibt Ihnen den idealen Überblick über die wichtigsten Stationen hin zu einer optimalen Gebietsstruktur. Dabei reichen die Inhalte von der Analyse des Status Quo über die Wahl des richtigen Planungsansatzes bis hin zur gelungenen Implementierung und Erfolgskontrolle. Das Praxiswissen Gebietsplanung ist als E-Book hier erhältlich.

Michael Büttcher ist Senior Consultant für Gebietsplanung bei GfK GeoMarketing.

GfK GeoMarketing hat seit 1991 schon mehr als 2.000 Gebietsstrukturen für Unternehmen aller Branchen optimiert. Auch in Form von Coachings unterstützen wir unsere Kunden bei der Analyse, Planung und Optimierung von Gebietsstrukturen. Wir können dabei neben unserer langjährigen Projekterfahrung auf ausgefeilte Planungsinstrumente zurückgreifen.

Kontakt: info(at)gfk-geomarketing.com 

www.gfk-geomarketing.de/beratung